お客様の個人情報取り扱いに関する基本方針

当社は、個人情報保護に関する法令(「個人情報保護法」)および以下に定める基本方針に従い、お客様・お取引関係者様、当社従業員などの個人情報の適切な保護に努めます。

1.事業者の名称

北海道マツダ販売株式会社

2.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報保護法その他の法令及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」その他のガイドラインを遵守して、個人データの適正な取扱いを行います。

3.利用目的

当社は、個人情報について、「当社における個人情報の取扱いについて」に記載する利用目的の範囲内で利用いたします。

4.第三者提供

当社が取得する個人データについて、「当社における個人情報の取扱いについて」に記載する範囲で第三者に提供させていただく場合があります。

5.安全管理措置に関する事項

当社は、個人データについて、漏えい、滅失又はき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を以下のとおり講じます。

• （1）個人情報の取扱いに関する責任者を設置します。
• （2）個人情報を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や社内規定に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
• （3）個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な教育を実施します。
• （4）個人情報を含む文書（磁気媒体を含む）は施錠できる場所への保管パスワード管理を行います。
• （5）情報機器は適切に管理し、正式な利用権限のない者には使用させません。

また、個人データを取り扱う従業者や委託先(再委託先等を含みます。)に対して、必要かつ適切な監督を行います。個人データの安全管理措置に関しては、別途「個人情報取扱規程」において具体的に定めております。

6.ご質問、苦情等の受付窓口

当社における個人データの取扱いに関するご質問や苦情等に関しては下記窓口宛にご連絡ください。

• ① 住所 〒060-0032 札幌市中央区北2条東1丁目1番地
  北海道マツダ販売株式会社 総務部宛
• ② 電話番号 011-221-9181
• ③ 受付時間 月曜～土曜(祝日、年末年始等の特異日は除く)の9時00分～12時00分、および13時00分～17時00分
  

  北海道マツダ販売株式会社
  代表取締役社長　横井　隆

当社における個人情報の取扱いについて

1.個人情報の利用と利用目的

当社において、事業を行うにあたり、各種の申し込みの受付、アンケート調査、商談、契約の締結などの機会を通じて、また、不動産登記簿、商業登記簿、電話帳などの一般に公開されている媒体からも、お客様の住所・氏名・郵便番号・電話番号・FAX番号・メールアドレスなどの個人情報をお預かりいたします。これらの個人情報は、次の目的で利用させていただきます。

• （1）定期点検、車検等のサービスをご案内すること。
• （2）当社で取り扱う自動車、部用品、サービス商品、保険、クレジットカード等の商品、あるいは各種イベント・キャンペーン等の開催をご案内すること。
• （3）当社で取り扱う自動車、部用品、サービス商品、保険、クレジットカード等の商品の企画・開発、顧客満足度向上策検討のためのアンケート調査、マーケティング分析を実施すること。
• （4）お客様との取引に関するご相談、ご要望に対応すること。
• （5）売掛金等の債権の確認やご請求等をご案内すること。

なお、当社においては、業務を円滑に遂行するために業務を委託し、当該委託先に対し必要な範囲で個人情報を預託する場合があります。その場合、当社は委託先との間で取り扱いに関する契約を結ぶなど、適切な監督を行います。

2.個人情報の第三者提供について

当社は、以下いずれかに該当する場合を除き、お預かりした個人情報を第三者に提供いたしません。

• （1）お客様から事前に同意をいただいた場合
• （2）法令に基づき提供を求められた場合
• （3）人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
• （4）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
• （5）国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

3.個人情報の共同利用について

当社は上記「1.個人情報の利用と利用目的」に定める利用目的の達成に必要な範囲内において、お客様の個人データを個人情報保護法第27条第5項第3号の定めに基づき共同利用させていただく場合があります。なお利用目的、共同利用する個人データの管理責任者の名称を変更する場合は、予めその内容を公表いたします。

(1)共同利用する個人データの項目

• ① お車等の商品購入や車検・点検等のサービス利用に関する情報(住所、氏名、電話番号、購入車両に関する情報、点検・整備履歴に関する情報等)
• ② 当社にお寄せいただいた苦情・相談に関する情報(氏名、住所、電話番号、相談内容等)

(2)共同利用者の範囲

• ① 当社と特約販売契約を締結するマツダ株式会社
• ② 当社の連結対象子会社、持分法適用会社
• ③ 当社とマツダクレジット取扱のための加盟店契約を締結するマツダクレジット株式会社(但しマツダクレジットを利用するお客様の情報に限ります)
• ④ 上記③の他、当社とクレジット取扱のための加盟店契約を締結する 信用販売会社(但し、お客様がクレジット利用する信用販売会社との共同利用に限ります)

(3)共同利用の利用目的

• ① お客様から当社へお寄せいただいたご相談・ご要望に対応するため
• ② 商品企画、開発、宣伝、販売・サービス活動、品質向上、リコール対応に利用するため
• ③ 商品企画、開発、お客様満足度向上策検討に必要なアンケート調査を実施するため
• ④ お客様と共同利用者との取引に関する与信判断および与信後の管理のため

(4)共同利用する個人データの管理責任者

• ① 住所
  〒060-0032 札幌市中央区北2条東1丁目1番地
• ② 個人データの管理責任者
  北海道マツダ販売株式会社
  代表取締役社長　横井　隆

4.オプトアウトによる個人情報の第三者提供について

前記「1.個人情報の利用と利用目的」の(1)から(5)の利用目的を達成するために、必要な範囲で自動車、部用品等の製造元、及び信用販売会社、損害保険会社等の当社業務提携先へ、お預かりした個人情報を提供させていただく場合があります。この場合個人情報保護法第27条第2項の定めに基づき、個人情報保護委員会へ届け出るとともに、提供する情報項目、提供手段を当社ホームページ等で公表後、必要な期間を置いた上で提供を開始いたします。但し、提供開始の前後にかかわらず、ご本人から申し出があった場合、提供を停止いたしますので、個人情報保護基本方針(プライバシーポリシー)記載の「ご質問、苦情等の受付窓口」宛にご連絡ください。

保有個人データの開示等に関する手続き

当社がお客様からの請求により、お客様に対して保有個人データに関する利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等及び第三者提供の停止(以下「開示等」)をする場合の手続きは以下のとおりとなります。

• 1.開示等の対象となる保有個人データ
  開示等の対象となる個人情報は、当社の保有する個人情報のうち、当社が開示等の権限を有するもの(以下「保有個人データ」)に限ります。
• 2.全ての保有個人データの利用目的
  当社の全ての保有個人データは、「当社における個人情報の取り扱いについて」に規定されている利用目的の範囲内で利用いたします。
• 3.保有個人データの開示等の手続き及び苦情の相談窓口
  保有個人データのご本人またはその代理人の方からの開示等のご請求の手続き、保有個人データの取り扱いに関する苦情等のご相談は以下窓口へお問合せ下さい。なお、個人情報の開示にあたりまして、1項目あたり1,000 円を手数料としてお支払いいただきます。

• ① 住所 〒060-0032 札幌市中央区北2条東1丁目1番地
  北海道マツダ販売株式会社 総務部 宛
• ② 電話番号 011-221-9181
• ③ 受付時間 月曜～土曜(祝日、年末年始等の特異日は除く)の9時00分～12時00分、および13時00分～17時00分